Zo beleefde Itémedical de eerste golf van de coronacrisis

In een crisissituatie duiken twee fundamentele problemen op in een ziekenhuis: enerzijds is er een tekort aan zorgpersoneel, anderzijds wordt het moeilijk om de gezondheidstoestand van alle patiënten efficiënt te managen. De coronacrisis was en is een crisis in het kwadraat. Terwijl patiënten de covid-afdelingen overspoelden, sprong Itémedical in de bres: met haar technologie en advies hielp het Nederlandse en Belgische ziekenhuizen de IC uitbreiden om deze uitdagingen het hoofd te bieden. Kijk mee achter onze schermen, voor een bewogen flashback.

2020 was een jaar waarin de zorgsector op volle toeren draaide. Als ICT-partner zette Itémedical alle zeilen bij om het strakke tempo van de ziekenhuizen en zorginstellingen te volgen. 2020 staat dan ook voor eeuwig in het geheugen gegrift, weet Rick Lin, Teamleader Operations en Project Manager bij Itémedical: “In enkele weken tijd hielpen we 330 IC-bedden inrichten, verspreid over 22 ziekenhuizen. Via intensieve ondersteuning ter plekke of op afstand, tijdens de werkweek maar ook tijdens de weekends: heel het Itémedical-team bleef 24/7 bereikbaar voor de verschillende ziekenhuizen. Zo hielpen we de zorgverleners een uitzonderlijke prestatie te realiseren.”

De zeven uitdagingen (en oplossingen)

Tijdens dat turbulente jaar hielp Itémedical de zorgsector het hoofd bieden aan 7 belangrijke uitdagingen.

1. Hoe kan je snel de IC uitbreiden?

Vanaf maart 2020 hielp ons team het aantal IC-bedden voor coronapatiënten (inclusief Patiënt Data Management Systeem) opschalen in verschillende Nederlandse en Belgische ziekenhuizen. In overleg met iMDsoft boden we tijdelijke ‘PDMS MetaVision’-licenties aan om extra ICU-capaciteit te creëren.

De juiste IC-zorg kan je alleen bieden als je een goed zicht hebt op alle vitale parameters van iedere patiënt. Daarom pasten we onze vertrouwde werkwijze ook toe op deze extra IC-bedden. Het resultaat? Het systeem gaf om de minuut de vitale waarden van de patiënt automatisch door en de beschikbare zorgverleners hadden de handen vrij voor de behandeling van patiënten. Want het enige alternatief voor die automatisering – de extreem tijdrovende handmatige registratie van alle data uit de bewakingsmonitoren en beademingsapparatuur – zou het personeelstekort op de spits drijven.

Tijdens de eerste golf van de coronacrisis zijn er 330 bedden uitgebreid met een variëteit aan monitoren, beademingsmachines en dialyse-apparatuur

2. Hoe hou je zicht op het aantal beschikbare covid-bedden?

Op de respectievelijke corona-afdelingen was het de afgelopen maanden een komen en gaan van patiënten. Terwijl de ene patiënt ontslagen werd, klopte de volgende alweer aan de spreekwoordelijke deur. Daarom ontwikkelde Itémedical bij de start van de coronacrisis een ‘MediScore COVID-19’-dashboard. Daarmee krijgen de zorgverleners een actueel overzicht van het aantal op te nemen en ontslagen COVID-19-patiënten. Dat is belangrijk om in real-time over de beschikbare bedden te communiceren en patiënten zo snel mogelijk de juiste zorg te geven.

3. Hoe toon je snel een goed en volledig overzicht, dat je kan aanpassen als de zorgbehoeftes wijzigen? 

Tijdens de piekperiodes stonden de corona-afdelingen onder grote druk. Om de beoordeling van de medische situatie van patiënten te onderbouwen, richtten we het MediScore Planbord in. Hierin vloeien alle data (scores en klinische kenmerken van de patiënt) uit de verschillende MediScore-modules automatisch samen. Ziekenhuizen kunnen MediScore Planbord zo gebruiken als objectieve maatstaf om overlevingskansen van patiënten te berekenen in een eventueel doemscenario. Voor de patiënten met de beste vooruitzichten is het cruciaal om zo snel mogelijk de juiste zorgen te krijgen. Want op deze manier kunnen de meeste mensenlevens gered worden.

 
 
Foto: © Wannes Nimmegeers

4. Hoe vereenvoudig je de registratie en rapportage van patiëntgegevens? 

20 jaar geleden startte Itémedical vanuit het idee dat de registratie van patiëntgegevens efficiënter kan dankzij ICT. Intussen is de datastroom alsmaar groter geworden. Maar de gedachte is dezelfde gebleven: door extra modules tijdelijk ter beschikking te stellen, vereenvoudigde Itémedical de registratie en rapportage in 55 Nederlandse en Belgische ziekenhuizen. Daardoor konden zorgverleners zich focussen op hun primaire taak: de patiënten de best mogelijke behandeling geven. 

5. Hoe kanaliseer je alarmsignalen in een hectische situatie? 

In hectische tijden zijn experts bijna overal tegelijk nodig – zeker als je de IC gaat uitbreiden. Dankzij mobile devices wordt hun bewegingsvrijheid vergroot. Maar dat voordeel verkleint als ze constant op elk alarm moeten reageren. Want dan gaat de beschikbare tijd op aan heen-en-weer lopen. Daarom werkte Itémedical samen met 25/8 om enkel de klinisch relevante alarmen door te sturen naar de mobiele devices van de zorgverleners in het UZ Gent. Dat voorkomt alarmoverlast bij de verpleegkundigen én de patiënten.

6. Hoe ondersteun je instanties die een nationale zorgstrategie uitwerken?

In Nederland verzamelt de Stichting NICE alle gegevens uit de IC-afdelingen van de ziekenhuizen. Met die informatie kunnen experts de coronacrisis monitoren en nationale of regionale zorg-strategieën opzetten. Om de inzameling van gegevens efficiënt te organiseren, ontwikkelde Itémedical een export tool: dankzij deze exportfunctie stroomden alle data over geregistreerde COVID-19-infecties op de Nederlandse IC-afdelingen geautomatiseerd door naar Stichting NICE. Daardoor bleven de zorgverleners beschikbaar voor de behandeling van patiënten, in plaats van hun kostbare tijd in administratie te steken.

7. Hoe koppel je vooruitstrevende, nieuwe apparatuur? 

Intussen kent iedereen het belangrijkste probleem van de coronacrisis: ademhalingsproblemen. Tijdens de coronacrisis zetten ziekenhuizen alle beschikbare  – bekende én onbekende – medical devices in om mensen te beademen en te monitoren. Voor de meeste merken en modellen van beademingsapparatuur en bewakingsmonitoren was er al een toegang geprogrammeerd tot het Patiënt Data Management Systeem. In de Nederlandse en Belgische ziekenhuizen bood Itémedical daarnaast snel extra medical device drivers aan, zodat het lukte om ook alle ‘exoten’ te koppelen aan de PDMS MetaVision.

Itémedical koestert de positieve gevolgen van de coronacrisis

De eerste golf van de coronacrisis zorgde voor veel uitdagingen, al had de bijzondere periode ook enkele positieve effecten. “Zo versterkte de coronacrisis de samenwerking binnen het team. De bereidheid om de klanten te helpen, was zo groot dat onze medewerkers zich inschreven als oproepbare vrijwilliger”, blikt Rick Lin terug.

Anderzijds werd ook de relatie met klanten hechter: “Door onze specifieke expertise, het wederzijdse vertrouwen en de korte communicatielijnen konden we snel schakelen. ‘Jullie bieden echt een luisterend oor en tonen begrip voor de ernst van de coronacrisis’, vertrouwde één van onze klanten ons toe. Zo’n uitspraak geeft je de drive om door te gaan, ook op momenten waarop de wanhoop hoorbaar is aan de andere kant van de lijn.”

“Op twee vrijdagavonden tijd opgeschaald naar 34 bedden”

Bjorn Schrauwen is IC-verpleegkundige en Functioneel Applicatiebeheer PDMS MetaVision op de IC in het Albert Schweitzer Ziekenhuis Dordrecht. Hij is dankbaar voor de hulp die Itémedical bood tijdens de coronacrisis: “We gebruikten het PDMS van MetaVision al. Door het aantal bedden binnen het PDMS-systeem te vergroten, konden we de IC’s snel uitbreiden van 16 naar uiteindelijk 34 bedden. Die extra IC-bedden hebben we samen kunnen koppelen op amper twee vrijdagavonden.”

Door de uitbreiding van het aantal systemen en de bijbehorende licenties, kon het ziekenhuis op alle (tijdelijke) IC-bedden met het MetaVision PDMS werken: “Zo was het niet nodig om een tweede systeem in te schakelen. Dat zou voor extra druk zorgen. Terwijl de datastroom nu via één weg en geautomatiseerd verliep. Door een aantal tijdelijke licenties alsnog om te zetten naar een permanente, blijft er nu structureel meer capaciteit over.”

Bjorn Schrauwen

IC-verpleegkundige en Functioneel Applicatiebeheer PDMS MetaVision, Albert Schweitzer Ziekenhuis Dordrecht

Ontdek hoe we samen de zorgkwaliteit verbeteren